Kebutuhan E-learning dalam perusahaan

Dalam satu dekade terakhir,  dunis bisnis dan industri diawarnai dengan perhatian dan 
ketertarikan yang tinggi terhadap e-learning. Sevariatif apapun makna yang dikandung 
oleh terminologi ini, tampaknya setiap perusahaan yang merencanakan atau bahkan 
tengah mengimplementasikan e-learning,  mengharapkan manfaat  dan keuntungan yang 
signifikan dari pilihan tersebut. Manfaat dan keuntungan yang paling sering disebutkan, 
diantaranya adalah: penghematan biaya pelatihan (training cost), peningkatan akses 
belajar karyawan (terutama dari aspek geografis), serta pengembangan budaya belajar 
mandiri (self learning). 


Kenyataannya, tidak sedikit memang perusahaan yang berhasil mendapatkan manfaat dan 
keuntungan tersebut melalui implementasi e-learning. Perusahaan besar seperti IBM, 
Petronas, Cingular Wireless, Giant B&Q, Century 21,  Cuna, Shell EP, dan banyak lagi 
perusahaan terkenal, terbukti telah mengais keuntungan dari implementasi e-learning 
yang mereka lakukan. 


Maka dalam waktu yang relatif singkat, berbagai perusahaan pun berlomba-lomba 
merencanakan implementasi e-learning. Sejumlah perusahaan diatara mereka, malahan 
langsung mengimplementasikan tanpa melalui tahapan perencanaan, bahkan terkesan 
tergesa-gesa dan bertendensi gengsi-gensian. Ada semacam harapan, bahwa jika 
perusahaan tersebut telah mengimplementasikan e-learning, maka  perusahaan tersebut 
dicitrakan sangat adaptif terhadap perkembangan teknologi mutakhir, mengutamakan 
modal pengetahuan (knowledge capital), dan tak segan-segan melakukan investasi besarbesaran untuk kepentingan pengembangan sumber daya manusia. 


Akibatnya, tidak sedikit pula perusahaan yang telah mengimplementasikan e-learning 
tersebut tertubruk pada sejumlah kendala, bahkan kegagalan. Ibarat tanaman yang layu 
sebelum berkembang, sejumlah perusahaan dilaporkan terpaksa menghentikan proyek elearning prestisiusnya disebabkan oleh faktor-faktor yang justru terkesan sangat enteng. 
Problem yang tak terbayangkan sebelunya.  Ada program e-learning perusahaan yang 
mati suri, karena karyawan di perusahaan tersebut tak lagi tertarik menggunakannya. Ada 
proyek e-learning yang bahkan dihentikan, karena ternyata biaya pemeliharaannya lebih 
besar dari investasi awalnya. Ada juga perusahaan yang seperti berada dalam lingkaran 
setan, program sudah terlanjur diimplementasikan, tetapi alih-alih memberikan 
keuntungan, yang terjadi justru pemborosan dana infrastruktur.  
Lakukan Analisis Kebutuhan dengan Matang 


Anda tidak perlu khawatir dengan gejala tersebut. Potensi dan kuntungan e-learning 
terhadap perusahaan memang bukan basa-basi. Kalaupun ada kelemahan dan 
kekurangan, setiap saat perbaikan dan penyempurnaan dilakukan. Fitur dan kemampuan 
teknologi e-learning pun semakin berkembang. Sementara teori dan model pembelajaran 
terbaru juga semakin terwadahi penerapannya melalui teknologi yang ada. Persoalannya lebih terletak pada bagaimana teknologi tersebut dipilih dan digunakan sesuai dengan 
kebutuhan perusahaan. 


Oleh karena itu, langkah paling awal  yang harus anda lakukan dalam program 
implementasi e-learning adalah analisis kebutuhan yang matang terhadap kondisi 
obyektif  perusahaan anda. Tak lebih dan tak kurang. Jangan pernah tergesa-gesa 
memutuskan model implementasi e-learning yang akan anda lakukan, sebelum jelas dan 
konkret kebutuhan perusahaan anda. Berkaitan dengan itu, jangan pula terpikat dengan 
kecanggihan dan kebaruan teknologi yang ditawarkan, tanpa melihat dan memastikan 
keterpakaiannya berkaitan dengan kebutuhan perusahaan. 


Lalu bagaimana seharusnya kebutuhan perusahaan terhadap e-learning diketahui dengan 
tepat? Siapakah pihak yang paling berkompeten menentukan kebutuhan tersebut? Dan 
akhirnya, sejauh mana dan bagaimana kebutuhan tersebut ditetapkan untuk dipenuhi? 
Analisis kebutuhan (needs analysis) adalah fase paling penting dalam menjawab 
pertanyaan-pertanyaan tersebut.  


Langkah pertama yang harus anda lakukan  adalah menggali informasi seobyektif 
mungkin tentang masalah yang dihadapi perusahaan anda, terutama berkaitan dengan 
soal belajar dan peningkatan kinerja perusahaan. Pada dasarnya, masalah itu ada macam. 
Pertama, masalah yang memang selama ini menjadi kendala dalam operasional 
perusahaan sehari-hari. Sebagai contoh, jumlah subyek pelatihan yang harus diselesaikan 
oleh karyawan dalam setahun terlalu menyita jam kerja mereka, sehingga mengganggu 
produktifitas perusahaan. Contoh lain, kekurangan jumlah instruktur internal, sulitnya 
mengontrol skejul instruktur eksternal,  ataupun rendahnya motivasi karyawan dalam 
belajar. Sedangkan jenis masalah yang kedua  adalah bagaimana meningkatkan kinerja 
perusahaan, dipandang dari sisi belajar dan pembelajaran (learning and instructional). 
Mislanya, perusahaan anda tahun ini mampu menyelesaikan 50 subyek pelatihan kepada 
seluruh karyawan dalam hal kompetensi dasar, dan tahun depan direncanakan 
menyelesaikan 70 subyek pelatihan kompetensi dasar ditambah dengan 30 kompetensi 
khusus tanpa harus melakukan pengurangan jam kerja. 


Upayakan supaya ruang lingkup masalah yang anda gali mencakup semua persoalan 
belajar dan peningkatan kinerja di perusahaan anda. Agar lebih mudah, mulailah dari visi, 
misi, tujuan, strategi, dan nilai yang dianut oleh perusahaan anda. Kemudian, penggalian 
data berlanjut pada indikator-indikator terpentinga berkaitan dengan kinerja perusahaan 
secara keseluruhan. Setelah itu, jangan lupa dengan keluhan dan masukan yang berasal 
dari berbagai pihak seperti pelanggan, karyawan, mitra kerja, dan  stake holder lainnya 
terutama berkaitan dengan persoalan pengembangan kompetensi dan kinerja SDM. Yang 
tak kalah pentingnya adalah, perhatikan perubahan yang terus berlangsung di ’luar’ sana: 
entah itu teknologi, kompetisi pasar, pertumbuhan pesaing, globalisasi, maupun kondisi 
sosial-politik. 


Nah, dari mana data dan informasi tersebut diperoleh? Bagaimana cara yang paling 
efektif dalam mendapatkannya? Jawabannya sangat fleksibel, tergantung pada kondisi 
setiap perusahaan. Data sekunder dapat diperoleh melalui dokumen-dokumen perusahaan yang berkaitan dengan proyek ini, sedangkan data primer dapat digali dari karyawan, 
eksekutif, pelanggan, ataupun mitra kerja. Instrumen yang digunakan juga dapat 
bervariasi, mulai dari kuisioner, wawancara, curah pendapat (brain storming), diskusi 
kelompok kecil (small group discussion), ataupun melalui polling. Bahkan anda sendiri 
pun dapat menjadi instrumen penggalian data yang sangat efektif. Untuk memperdalam 
dan membuat proses analisis kebutuhan lebih obyektif, anda dapat melibatkan konsultan 
eksternal yang berkompeten. Kecuali karena pengalaman dan penguasaan yang lebih 
dalam terhadap persoalan ini, konsultan  juga dapat membantu dalam hal melakukan 
komparasi dengan berbagai kasus yang serupa dengan perusahaan anda. 


Selanjutnya, data dan informasi seputar masalah belajar dan kinerja perusahaan yang 
telah anda kumpulkan dirumuskan ke dalam bentuk daftar kebutuhan. Daftar kebutuhan 
ini dibandingkan dan disesuaikan dengan potensi dan keuntungan yang dimiliki oleh elearning. Dari situ, anda  dengan mudah akan menemukan sejauh mana kebutuhan 
perusahaan anda terhadap implementasi e-learning. Untuk memudahkan pekerjaan anda, 
tuliskan daftar kebutuhan dan potensi e-learning dalam dua area lingkaran yang berbeda. 
Daerah irisan menunjukkan sejumlah masalah dan kebutuhan yang dapat dijawab melalui 
implementasi e-learning. Dari situ pula, and dapat merencanakan ruang lingkup proyek elearning yang akan diimplementasikan.